Organizatorem spotkań festiwalowych może zostać:
- uczelnia akademicka, instytut PAN, instytut naukowy, muzeum lub stowarzyszenie naukowe zlokalizowane w Warszawie i okolicy,
- instytucja która nie spełnia powyższych kryteriów, ale będzie dysponowała rekomendacją z uczelni akademickiej lub instytucji badawczej oraz podpisze umowę z Festiwalem. Przyjęcie zgłoszenia takich instytucji indywidualnie zatwierdza Rada Programowa.
