Zasady Organizacji Festiwalu Nauki w Warszawie
I POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Cel
Głównym celem Festiwalu Nauki w Warszawie, zwany dalej Festiwalem, jest upowszechnianie w społeczeństwie zrozumienia metod, zakresu możliwości i osiągnięć nauki, ukazywanie jej roli w budowie silnej gospodarki, a także świadomego, myślącego społeczeństwa.
2. Podstawa działalności
2.1. Festiwal Nauki w Warszawie powołano do życia 6 grudnia 1996 r. na podstawie „Porozumienia w sprawie organizacji Festiwalu Nauki”. Sygnatariuszami Porozumienia byli: JM Rektor
Uniwersytetu Warszawskiego, JM Rektor Politechniki Warszawskiej i Prezes Polskiej Akademii Nauk.
2.2. Festiwal nie ma osobowości prawnej. Oficjalnym reprezentantem jest Uniwersytet Warszawski.
2.3. Patronat nad Festiwalem sprawuje Konferencja Rektorów Uczelni Warszawskich, Prezes i Prezydium Polskiej Akademii Nauk oraz Prezydent m.st. Warszawy.
2.4. Siedzibą Festiwalu jest Uniwersytet Warszawski.
2.5. Festiwal odbywa się corocznie w drugiej połowie września w Warszawie i okolicach.
2.6. Wszystkie spotkania odbywające się podczas Festiwalu są bezpłatne dla uczestników.
II STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Struktura organizacyjna Festiwalu składa się z Rady Programowej i Sekretariatu.
1. Rada Programowa
1.1. Rada Programowa składa się z:
• przedstawicieli delegowanych przez Sygnatariuszy Porozumienia z 1996 r. (UW, PW, PAN),
• przedstawicieli zgłoszonych przez Uczelnie, które podpisały Porozumienie w sprawie organizacji i finansowania Festiwalu Nauki w Warszawie,
• członków powołanych przez Przewodniczącego Rady, po uprzednim uzgodnieniu kandydatury z Radą. Zapraszając ich Przewodniczący kieruje się zasadą szerokiej reprezentacji jednostek naukowych Warszawy, a także przedstawicieli różnych nauk. Pozycja naukowa członków Rady Programowej stanowi dodatkowo gwarancję poziomu organizowanych imprez w ramach Festiwalu.
1.2. Rektor Uniwersytetu Warszawskiego powołuje na okres kadencji władz Przewodniczącego Rady Programowej zaproponowanego przez Radę, po zasięgnięciu opinii sygnatariuszy Porozumienia w sprawie organizacji i finansowania Festiwalu Nauki w Warszawie.
1.3. Na wniosek przewodniczącego Rada może powołać wiceprzewodniczącego.
1.4. Przewodniczący Rady zwołuje zebranie Rady Programowej przynajmniej dwa razy w roku.
1.5. Do zadań Rady Programowej należy w szczególności:
- ustalanie dla każdej edycji Festiwalu tematów wiodących,
- ustalanie tematyki i składu uczestników debat głównych i wykładów jubileuszowych i specjalnych,
- akceptacja wyboru sponsora,
- podjęcie decyzji o przystąpieniu do Festiwalu instytucji, która nie jest jednostką naukową,
- przyjęcie sprawozdania merytorycznego po każdej edycji Festiwalu,
- wskazanie kandydata na Dyrektora Festiwalu,
- zatwierdzanie regulaminów,
- zatwierdzanie zmian w niniejższych zasadach organizacji,
- wybór członków jury Złotej Róży reprezentujących Festiwal,
- udział i ocena spotkań zgłoszonych do konkursu na najlepsze spotkanie oraz wybór jury tego konkursu.
2. Dyrektor
2.1. Dyrektora Festiwalu powołuje Rektor Uniwersytetu Warszawskiego, na wniosek Rady Programowej.
2.2. Rektor Uniwersytetu Warszawskiego upoważnia Dyrektora Festiwalu do podpisywania dokumentów finansowych związanych z organizacją Festiwalu.
2.3. Do obowiązków Dyrektora należy:
- odpowiedzialność za całość spraw finansowych związanych z organizacją Festiwal (w tym nadzór nad sporządzaniem preliminarza wydatków i sprawozdaniami finansowymi),
- przygotowanie oferty sponsorskiej Festiwalu i pozyskiwanie sponsorów,
- nawiązanie współpracy z patronami medialnymi i uzgodnienie ram współpracy,
- kierowanie pracą Sekretariatu Organizacyjnego Festiwalu,
- reprezentacja Festiwalu,
- rozstrzyganie sytuacji spornych.
2.4. Na wniosek Dyrektora Rada Programowa może powołać wicedyrektora Festiwalu, którego obowiązki określi Dyrektor.
3. Sekretariat Festiwalu
3.1. Do obowiązków Sekretariatu należy koordynowanie wszystkich działań, wydarzeń oraz jednostek organizacyjnych, w tym:
- uaktualnienie instrukcji dotyczących kolejnej edycji Festiwalu,
- uaktualnianie i przygotowywanie regulaminów,
- organizacja zebrań z lokalnymi koordynatorami,
- przygotowanie strony internetowej do potrzeb bieżącej edycji Festiwalu,
- przygotowanie programu Festiwalu w wersji drukowanej i na stronie internetowej,
- przygotowanie materiałów reklamowych Festiwalu,
- przygotowanie umów z firmami zajmującymi się reklamą w przestrzeni miejskiej,
- ogłoszenie wydawcom warunków konkursu i terminów nadsyłania zgłoszeń oraz przyjmowanie publikacji do Nagrody Złota Róża,
- przygotowanie ankiet, przeprowadzenie ewaluacji podczas FN i przygotowanie raportu z ewaluacji,
- przygotowanie sprawozdań dla wszystkich sponsorów i patronów medialnych, z którymi współpracuje Festiwal,
- organizacja spotkań Kawiarni Naukowej działającej cały rok,
- zbieranie zgłoszeń i przekazywanie jury do konkursu na najlepsze spotkanie.
4. Obsługa finansowa
4.1. Wszystkie rozliczenia finansowe prowadzone są przez Kwesturę UW zgodnie z zasadami finansowymi.
4.2. Księgowość Festiwalu prowadzi Pełnomocnik Kwestora UW.
4.3. Sprawozdanie finansowe Festiwalu przyjmuje i zatwierdza Kwestor UW.
4.4. Zgodnie z upoważnieniem Rektora UW Dyrektor Festiwalu podejmuje decyzje finansowe i ponosi za nie odpowiedzialność.
5. Organizatorzy spotkań festiwalowych
5.1. Organizatorem spotkań festiwalowych może zostać uczelnia akademicka, instytut PAN, instytut naukowy, muzeum lub stowarzyszenie naukowe zlokalizowane w Warszawie i okolicy.
5.2. Warunkiem zgłoszenia uczestnictwa instytucji w Festiwalu jest wypełnienie Deklaracji Uczestnictwa.
5.3. Instytucja, która nie spełnia warunku pkt. 5.1. jest zobowiązana do dołączenia rekomendacji z uczelni akademickiej lub instytucji badawczej oraz podpisania umowy z Festiwalem. Przyjęcie zgłoszenia takich instytucji indywidualnie zatwierdza Rada Programowa.
5.4. Każda instytucja może zawrzeć umowę na swoje imprezy festiwalowe ze sponsorami po wcześniejszym zaakceptowaniu przez Sekretariat Festiwalu.
5.5. Firmy komercyjne bez umowy z Sekretariatem lub instytucją nie mogą brać udziału w wydarzeniach festiwalowych.
5.6. Spotkania i lekcje Festiwalu mogą przyjmować formy: warsztatów, pokazów, gier edukacyjnych, konkursów, wycieczek naukowych, wystaw oraz wykładów, dyskusji. Spotkania w formie wykładów lub dyskusji panelowych nie mogą przekraczać 40 % wszystkich zgłoszonych spotkań/lekcji.
5.7. Spotkania w formie wykładów mogą prowadzić tylko osoby ze stopniem naukowym co najmniej doktor.
5.8. Organizatorzy spotkań mogą ubiegać się w Sekretariacie Festiwalu o dofinansowanie na materiały potrzebne do przeprowadzenia spotkań.
5.9. Zgodnie z zasadą Festiwalu wystąpienia Festiwalowe nie mogą być wynagradzane.
5.10. Spotkania Festiwalu organizowane są przez specjalistów w danej dziedzinie. Tematyka spotkań przygotowywanych przez daną instytucję musi być związana z prowadzonymi przez nią badaniami i działalnością naukową lub edukacyjną.
5.11. Szczegółowe zasady uczestnictwa instytucji znajdują się w Regulaminie dla organizatorów spotkań festiwalowych - co roku aktualizowany.
III ZASADY SPONSOROWANIA IMPREZ FESTIWALOWYCH
1. Sponsorem rządowym Festiwalu jest Ministerstwo właściwe dla działu administracji związanego z nauką.
2. Sponsorem Festiwalu może zostać firma lub instytucja, która po akceptacji przez Radę Programową, zawrze z Festiwalem umowę sponsorską.
3. Wszystkie prawa i obowiązki pomiędzy Sponsorem a Festiwalem reguluje zawarta między nimi umowa.
